Протокол собрания, образец

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии;
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
  2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
  4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания.
  2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

  1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
  2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
  3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
  4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Приложение. Форма протокола заседания согласительной комиссии по вопросу согласования местоположения границ земельных участков при выполнении комплексных кадастровых работ

Приложение
к приказу Министерства
экономического развития РФ
от 20 апреля 2015 г. N 244

Форма

ПРОТОКОЛ заседания согласительной комиссии по вопросу согласования местоположения границ земельных участков, расположенных в границах кадастрового квартала с учетным номером: , при выполнении комплексных кадастровых работ в соответствии с государственным (муниципальным) контрактом от «___» __________ 20___ г. N _______ _________________________________________________________________________ ______________________________________________________ (место проведения заседания) » » _________ 20___ г(1). N ___________ Присутствовали: Председатель комиссии: _________________________________________________________________________ (ф.и.о.) (место работы и должность)(2) Заместитель председателя комиссии: _________________________________________________________________________ (ф.и.о.) (место работы и должность)(2) Секретарь комиссии: _________________________________________________________________________ (ф.и.о.) (место работы и должность)(2) Члены комиссии: 1. ______________________________________________________________________ (ф.и.о.) (место работы и должность)(2) 2. ______________________________________________________________________ (ф.и.о.) (место работы и должность)(2) Приглашенные лица: 1. ______________________________________________________________________ (ф.и.о.) (место работы и должность)(2) 2. ______________________________________________________________________ (ф.и.о.) (место работы и должность)(2) Правообладатели земельных участков (заинтересованные лица)(3):

N
п/п

Фамилия, имя, отчество заинтересованного лица или его представителя (отчество указывается при наличии)

Реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя заинтересованного лица (заполняется, в случае участия представителя заинтересованного лица)

Сведения о земельных участках

Адрес (местоположение) и кадастровый номер земельного участка

Вид права на земельный участок

1

2

Повестка дня заседания: _________________________________________________________________________ 1. ______________________________________________________________________ (вопрос повестки дня заседания) Докладчик: ______________________________________________________________________ (ф.и.о.) _________________________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________________ (вопрос повестки дня заседания) Докладчик: ______________________________________________________________________ (ф.и.о.) _________________________________________________________________________ Рассмотрение вопроса повестки дня N ____: _________________________________________________________________________ (рассматриваемый вопрос повестки дня заседания) _________________________________________________________________________ Слушали: 1. ______________________________________________________________________ (ф.и.о.) Краткое содержание выступления(4): _________________________________________________________________________ Выступили: 1. ______________________________________________________________________ (ф.и.о.) Краткое содержание выступления(4): _________________________________________________________________________ Перечень документов, представленных на рассмотрение комиссии по вопросу повестки дня N____(5):

1

2

(наименование документа)

(реквизиты)

3

(наименование документа)

(реквизиты)

(наименование документа)

(реквизиты)

_________________________________________________________________________ Решили: _________________________________________________________________________ (содержание принятого решения и обоснование его принятия, в том числе ссылки на положения федеральных законов, реквизиты документов, рассмотренных комиссией, послуживших основанием для принятия решения) _________________________________________________________________________ Результаты голосования:

«за»

«против»

«воздержались»

_________________________________________________________________________ Особое мнение: _________________________________________________________________________ Подписи(6): Председатель комиссии ____________________________________________ (подпись) (ф.и.о.) Заместитель председателя ____________________________________________ комиссии (подпись) (ф.и.о.) Секретарь комиссии ____________________________________________ (подпись) (ф.и.о.) Члены комиссии: 1. ______________________________________________________________________ (подпись) (ф.и.о.) 2. ______________________________________________________________________ (подпись) (ф.и.о.) С решением комиссии ознакомлены: 1. ______________________________________________________________________ (дата) (подпись) (ф.и.о.) 2. ______________________________________________________________________ (дата) (подпись) (ф.и.о.) 3. ______________________________________________________________________ (дата) (подпись) (ф.и.о.)

_____________________________

(1). Датой протокола является дата проведения заседания согласительной комиссии.

(2). Указывается официально принятое сокращенное наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, юридического лица.

(3). Указываются лица, являющиеся в соответствии с частью 3 статьи 39 Федерального закона от 24 июля 2007 г. N 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 31, ст. 4017; 2008, N 30, ст. 3597, 3616; 2009, N 1, ст. 19; N 19, ст. 2283; N 29, ст. 3582; N 52, ст. 6410, 6419; 2011, N 1, ст. 47; N 23, ст. 3269; N 27, ст. 3880; N 30, ст. 4563, 4594, 4605; N 49, ст. 7024, 7061; N 50, ст. 7365; 2012, N 31, ст. 4322; 2013, N 14, ст. 1651; N 23, ст. 2866; N 27, ст. 3477; N 30, ст. 4083; 2014, N 26, ст. 3377; N 30, ст. 4211, 4218; N 43, ст. 5799, 5802; N 45, ст. 6145; N 52, ст. 7558; 2015, N 1, ст. 39, 52; N 9, ст. 1193) (далее — Закон о кадастре) заинтересованными лицами.

Если количество заинтересованных лиц, присутствующих на заседании согласительной комиссии, превышает 10 человек, делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола (например, присутствовали 25 человек (список прилагается).

В указанном случае на каждом листе либо на каждой странице прилагаемого к протоколу списка воспроизводятся слова «Заинтересованные лица» и указываются сведения о заинтересованных лицах в соответствии с таблицей.

(4). Указывается краткое содержание докладов и выступлений или указываются слова «Текст выступления прилагается», в случае если краткое содержание докладов и выступлений прилагается к протоколу. В указанном случае в заголовке прилагаемого к протоколу текста выступления указываются фамилия, имя, отчество (отчество указывается при наличии) выступающего и соответствующий вопрос повестки дня.

(5). Указываются, представленные на заседание согласительной комиссии для рассмотрения соответствующего пункта повестки документы, в том числе предусмотренные Законом о кадастре, например:

проект карты-плана территории (часть 12 статьи 42.10 Закона о кадастре);

возражения заинтересованных лиц относительно местоположения границ земельного участка (часть 14 статьи 42.10 Закона о кадастре).

(6). Член комиссии, имеющий особое мнение, по результатам заседания согласительной комиссии протокол не подписывает, в протоколе напротив его данных (фамилии, инициалов) делается отметка о наличии особого мнения.

>Протокол

Протокол

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке.

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

  • вводную;
  • основную.

Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4).

Рис. 3.3. Пример оформления краткого протокола

Рис. 3.4. Пример оформления полного протокола

При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3.5).

Рис. 3.5. Пример оформления выписки из протокола

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления акционерного общества, не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.


Протокол общего собрания членов производственного кооператива о смене наименования, места нахождения, председателя, печати и принятии новой редакции устава

ПРОТОКОЛ N ___

Общего собрания членов производственного кооператива «_______________________________________»

(полное фирменное наименование)

о смене наименования, места нахождения, председателя, печати

и принятии новой редакции Устава

г. _________________ «___»__________ ____ г.

Место проведения собрания (адрес): ____________________.

Время начала собрания: ________________________________.

Время окончания собрания: _____________________________.

Присутствовали члены:

1. ____________________________________________________.

2. ____________________________________________________.

3. ____________________________________________________.

Общее количество членов Производственного кооператива «___________» — __________ человек.

Количество голосов, принадлежащих присутствующим на настоящем Общем собрании членов Производственного кооператива «___________», составляет ___% от общего числа голосов членов кооператива.

Кворум для решения поставленного на повестку дня вопроса имеется.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Выбор председателя, секретаря, утверждение регламента общего собрания Производственного кооператива «___________».

2. Об изменении полного и краткого фирменного наименования Производственного кооператива «___________».

3. Определение нового места нахождения Производственного кооператива «________».

4. Освобождение от должности Председателя Производственного кооператива «___________» — ______________________ (Ф.И.О.).

5. Назначение на должность Председателя Производственного кооператива «___________» — ______________________ (Ф.И.О.).

6. О передаче дел от прежнего новому Председателю Производственного кооператива «___________»

7. Утверждение эскизов печати и назначение ответственного за изготовление печати Производственного кооператива «___________».

8. Об уничтожении печати Производственного кооператива «___________».

9. Утверждение новой редакции Устава Производственного кооператива «___________».

1. По вопросу о выборах председателя, секретаря и об утверждении регламента общего собрания Производственного кооператива «___________» слушали _____________________ (Ф.И.О.).

Результаты голосования:

«за» — ___ голосов, «против» — ___ голосов, «воздержался» — ___ голосов.

Постановили:

Выбрать председателем собрания: _________________,

секретарем собрания: _________________.

Утвердить следующий регламент общего собрания: _________________________,

в том числе порядок голосования — открытое (или тайное).

2. По вопросу об изменении полного и краткого фирменного наименования Производственного кооператива «___________» слушали _____________________ (Ф.И.О.).

Результаты голосования:

«за» — ___ голосов, «против» — ___ голосов, «воздержался» — ___ голосов.

Решение принято/не принято.

(В случае принятия решения) Постановили:

Утвердить новое полное фирменное наименование:

Производственный кооператив «___________________________».

Утвердить новое краткое фирменное наименование:

ПК «___________».

Изменить полное и краткое фирменное наименование Производственного кооператива «___________» в установленном законодательством порядке <*>.

———————————

<*> См. приложение N 4 к Постановлению Правительства РФ от 19.06.2002 N 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей».

3. По вопросу об определении нового места нахождения Производственного кооператива «___________» слушали ___________________ (Ф.И.О.).

Результаты голосования:

«за» — ___ голосов, «против» — ___ голосов, «воздержался» — ___ голосов.

Решение принято/не принято.

(В случае принятия решения) Постановили:

Определить новым местом нахождения Производственного кооператива «___________» следующий адрес: ________________________.

Внести изменения в сведения об адресе (месте нахождения) Производственного кооператива «___________» в установленном законодательством порядке <*>.

———————————

<*> См. приложение N 3 к Постановлению Правительства РФ от 19.06.2002 N 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей».

4. По вопросу об освобождении от должности Председателя Производственного кооператива «___________» — _____________ (Ф.И.О.) слушали _________________ (Ф.И.О.).

Результаты голосования:

«за» — ___ голосов, «против» — ___ голосов, «воздержался» — ___ голосов.

Решение принято/не принято.

(В случае принятия решения) Постановили:

Освободить от должности Председателя Производственного кооператива _______________________ (Ф.И.О., паспортные данные, адрес).

5. По вопросу о назначении на должность Председателя Производственного кооператива «___________» — ________________ (Ф.И.О.) слушали _________________ (Ф.И.О.).

Результаты голосования:

«за» — ___ голосов, «против» — ___ голосов, «воздержался» — ___ голосов.

Решение принято/не принято.

(В случае принятия решения) Постановили:

Назначить на должность Председателя Производственного кооператива ___________________ (Ф.И.О., паспортные данные, адрес).

Поручить назначенному на должность Председателя Производственного кооператива ___________________ (Ф.И.О.) подать заявление об изменении сведений о руководителе Производственного кооператива «___________» в установленном законодательством порядке <*>.

———————————

<*> См. приложение N 4 к Постановлению Правительства РФ от 19.06.2002 N 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей».

6. По вопросу о передаче дел от прежнего новому Председателю Производственного кооператива «___________» слушали _________________ (Ф.И.О.).

Результаты голосования:

«за» — ___ голосов, «против» — ___ голосов, «воздержался» — ___ голосов.

Решение принято/не принято.

(В случае принятия решения) Постановили:

Передать дела от прежнего новому Председателю Производственного кооператива «___________» по акту приема-передачи в течение ____ дней с даты настоящего собрания.

7. По вопросу об утверждении эскиза печати и назначении ответственного за изготовление печати Производственного кооператива «___________» слушали _________________ (Ф.И.О.).

Результаты голосования:

«за» — ___ голосов, «против» — ___ голосов, «воздержался» — ___ голосов.

Решение принято/не принято.

(В случае принятия решения) Постановили:

Утвердить эскиз печати и назначить ответственным за изготовление печати Производственного кооператива «___________» назначенного на должность Председателя Производственного кооператива ___________________ (Ф.И.О.).

8. По вопросу об уничтожении печати Производственного кооператива «___________» слушали _________________ (Ф.И.О.).

Результаты голосования:

«за» — ___ голосов, «против» — ___ голосов, «воздержался» — ___ голосов.

Решение принято/не принято.

(В случае принятия решения) Постановили:

Уничтожить печать Производственного кооператива «___________» в течение __________ с момента изготовления новой печати.

9. По вопросу об утверждении новой редакции Устава Производственного кооператива «___________» — слушали _________________ (Ф.И.О.).

Результаты голосования:

«за» — ___ голосов, «против» — ___ голосов, «воздержался» — ___ голосов.

Решение принято/не принято.

(В случае принятия решения) Постановили:

Утвердить новую редакцию устава Производственного кооператива «___________».

Поручить назначенному на должность Председателя Производственного кооператива ___________________ (Ф.И.О.) подать заявление о государственной регистрации новой редакции устава Производственного кооператива «___________» в установленном законодательством порядке <*>.

———————————

<*> См. приложение N 3 к Постановлению Правительства РФ от 19.06.2002 N 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей».

Подписи членов:

______________/______________/

______________/______________/

______________/______________/

______________/______________/

______________/______________/

Председатель собрания: ________________/________________/

Секретарь собрания: ___________________/_______________/

Обсуждение и принятия решений

Самый большой блок вопросов отводится для отражения хода дискуссии. Каждый вопрос повестки выносится в отдельный блок, начинающийся с формулировки из повестки дня. За этим следует ход доклада, который оформляется в следующем виде: «Слушали: (ФИО докладчика)». Опытные протоколисты рекомендуют не стенографировать выступления, а оставлять общий смысл, который может быть выражен в нескольких предложениях. Если важно сохранить смысл большей части доклада, то можно привести тезисы выступления или выдержки из презентации в приложении к протоколу, сделав на него ссылку в тексте документа.

То же касается отражения хода дискуссии. Если несколько выступающих придерживаются одной и той же точки зрения, то их выступления допускается оформить в следующем виде: «Выступили (ФИО выступивших), которые поддержали мнение докладчика».

В результате каждого вопроса должно быть сформулировано решение. Оно должно быть заготовлено предварительно в проекте решений или сформулировано самими участниками совещания в ходе обсуждения. Решения оформляются в виде конкретных формулировок, которые должны быть представлены однозначно и точно. Решениями по сугубо информационным выступлениям может быть принятие к сведению участниками заседания.

Если совещание предусматривает голосование, в протоколе после каждого вопроса должны быть приведены его результаты: «Решение принято единогласно», «Решение принято большинством голосов», «Решение не принято».Аналогичные пометки должны быть внесены в случаях, если вопросы снимаются с обсуждения, переносятся на другое совещание или не рассматриваются из-за отсутствия докладчика.

В завершении протокол подписывается председательствующим и секретарем и, при необходимости, заверяется печатью организации, созвавшей совещание.